Phục vụ nhu cầu di dời các kho tài liệu, hồ sơ lưu trữ cho các cơ quan hành chính, các bệnh viện, trường học chuyển đến các Trung tâm lưu trữ tập trung của các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Đây là những hồ sơ, tài liệu vô cùng quan trọng, yêu cầu bảo mật ở các mức độ khác nhau, yêu cầu an toàn, không để mất mát, thất thoát, hư hỏng đã được lưu trữ trong thời gian dài. Việc tiếp nhận, vận chuyển, di dời, đưa vào kho lưu trữ mới, xếp đặt lại theo hệ thống quản lý, kiểm soát được thiết lập ban đầu một các hoàn hảo là một yêu cầu mà Công ty đưa ra rất cao cho hệ thống quản lý vận hành của mình.
Tài liệu hồ sơ di dời bao gồm:
a. Của các cơ quan hành chính các cấp
Tài liệu, hồ sơ lưu trữ chuyên ngành đã được phân loại, đóng gói, đóng tập đưa vào lưu trữ.
b. Của các bệnh viện, Cơ sở y tế, Trung tâm chăm sóc sức khỏe, Trung tâm quản lý phòng chống dịch bện các cấp
Tài liệu, hồ sơ lưu trữ chuyên ngành đã được phân loại, đóng gói, đóng tập đưa vào lưu trữ.
b. Của cáccơ sở quản lý giáo dục, trường học, Trung tâm đào tạo nghề
Tài liệu, hồ sơ lưu trữ chuyên ngành đã được phân loại, đóng gói, đóng tập đưa vào lưu trữ.
Các công việc quản lý, vận hành bao gồm:
a. Khảo sát và Lập kế hoạch
• Khảo sát hiện trạng: Kiểm tra khối lượng tài liệu và lập sơ đồ kho hiện tại.
• Đánh giá tuyến đường: Khảo sát địa hình, lối ra vào, thang máy, và quãng đường vận chuyển giữa kho cũ và kho mới
• Lập phương án chi tiết: Xây dựng lộ trình di dời, bảng tiến độ và phương án dự phòng rủi ro (thời tiết, sự cố giao thông).
• Quy chuẩn mã hóa: Đánh mã, dán nhãn quản lý vị trí tài liệu.
b. Chuẩn bị và Đóng gói
• Phân loại tài liệu: Phân loại, sắp xếp hồ sơ theo phòng ban, loại hồ sơ hoặc mức độ bảo mật
• Đóng gói vào các thùng carton tiêu chuẩn có độ bền cao, chống ẩm và chống va đập
• Niêm phong và dán nhãn: Dán mã quản lý nhận dạng; Niêm phong thùng đối với các tài liệu mật bằng seal chuyên dụng
• Bọc lót thiết bị: Đóng gói hệ thống giá kệ, máy móc văn phòng (nếu có) đi kèm.
c. Bốc xếp và Vận chuyển
• Bốc xếp lên xe: Sử dụng xe nâng, xe đẩy chuyên dụng để đưa các thùng tài liệu lên xe tải bạt kín hoặc xe thùng kín chuyên dụng (chống mưa, bụi).
• Vận chuyển an toàn: Tài liệu được vận chuyển bởi đội ngũ tài xế kinh nghiệm. Đối với tài liệu tối mật, dịch vụ có thể bao gồm xe hộ tống hoặc thiết bị định vị GPS để khách hàng giám sát thời gian thực.
• Hộ tống áp tải 24/7 toàn hành trình di dời, bảo đảm an toàn, an ninh cao nhất.
d. Sắp xếp tại kho mới
• Bốc dỡ và phân phối: Di chuyển thùng tài liệu vào kho mới và phân phối về các phân khu (khu vực, dãy kệ) theo sơ đồ đã định trước.
• Lắp đặt hệ thống kệ: Lắp ráp lại hệ thống giá kệ lưu trữ tại kho mới (nếu có dịch vụ di dời kệ).
• Xếp tài liệu lên kệ: Mở niêm phong (dưới sự giám sát) và sắp xếp hồ sơ lên kệ chính xác theo thứ tự, mã số như ở kho cũ hoặc theo sơ đồ lưu trữ mới.
e. Nghiệm thu và Bàn giao
• Kiểm đếm, đối chiếu với số lượng nơi đi.
• Ký biên bản bàn giao.
